Guida operativa per l’autentica della sottoscrizione con firma digitale nelle mediazioni da remoto ai sensi del D.L. Cura Italia.
L’ art. 83 del D.L. 17 marzo 2020, n.18, convertito con modificazioni dalla Legge 24 aprile 2020, n.28, modificato nuovamente , tra l’altro, nella disciplina dei termini dall’art. 3 lettera i D.L.30 aprile 2020, n.28, intervenuto a soli sei giorni di distanza, al comma 20 prevede testualmente “Dal 9 marzo 2020 all’ 11 maggio 2020 sono altresì sospesi i termini per lo svolgimento di qualunque attività nei procedimenti di mediazione ai sensi del decreto legislativo 4 marzo 2010, n. 28, nei procedimenti di negoziazione assistita ai sensi del decreto-legge 12 settembre 2014, n. 132, convertito, con modificazioni, dalla legge 10 novembre 2014, n. 162, nonché in tutti i procedimenti di risoluzione stragiudiziale delle controversie regolati dalle disposizioni vigenti, quando i predetti procedimenti siano stati introdotti o risultino già pendenti a far data dal 9 marzo fino al 11 maggio 2020. Sono conseguentemente sospesi i termini di durata massima dei medesimi procedimenti. Il co. 20-bis del medesimo decreto, prevede che “Nel periodo dal 9 marzo al 31 luglio 2020 [ termine modificato dal D.L.30 aprile 2020, n.28], gli incontri di mediazione in ogni caso possono svolgersi in via telematica con il preventivo consenso di tutte le parti coinvolte nel procedimento. Anche successivamente a tale periodo gli incontri potranno essere svolti, con il preventivo consenso di tutte le parti coinvolte nel procedimento, in via telematica, ai sensi dell’articolo 3, comma 4, del decreto legislativo 4 marzo 2010, n. 28, mediante sistemi di videoconferenza. In caso di procedura telematica l’avvocato, che sottoscrive con firma digitale, può dichiarare autografa la sottoscrizione del proprio cliente collegato da remoto ed apposta in calce al verbale ed all’accordo di conciliazione. Il verbale relativo al procedimento di mediazione svoltosi in modalità telematica è sottoscritto dal mediatore e dagli avvocati delle parti con firma digitale ai fini dell’esecutività dell’accordo prevista dall’articolo 12 del decreto legislativo 4 marzo 2010, n. 28.
Giova premettere che, affinchè il procedimento di mediazione possa svolgersi da remoto è necessario che tutte le parti prestino il loro preventivo consenso all’espletamento del tentativo di mediazione con tali modalità e che, oltre ad essere dotate di un pc con cuffie, telecamera e microfono ovvero di uno smartphone per la connessione da remoto, siano equipaggiate di stampante (per stampare il verbale ed apporvi la firma) e di scanner (per scansionare il verbale firmato in formato pdf ed inviarlo al proprio avvocato che vi appone la firma digitale per autentica).
Il legislatore, nel caso di procedimento di mediazione svolto da remoto, ha previsto che sia l’avvocato della parte a certificare l’autografia della sottoscrizione del proprio cliente apposta in calce al verbale ed all’eventuale accordo, derogando alla norma generale dettata dall’art 11 del D.Lgs 28/2010 che prevede espressamente che sia il Mediatore, all’esito del procedimento, ad accertare l’autografia della sottoscrizione delle parti apposta in calce al verbale previa verifica del documento di riconoscimento.
Dal punto di vista pratico la formazione del verbale con le sottoscrizioni delle parti e la certificazione dell’autografia delle stesse da parte dei rispettivi avvocati, prevede una serie di passaggi imprescindibili affinchè venga formato un documento valido da depositare negli atti dell’instaurando procedimento giudiziale nel caso di esito negativo del tentativo, ovvero per poter iniziare l’azione esecutiva nell’ipotesi in cui una delle parti abbia violato uno o più patti contenuti nell’accordo di conciliazione.
All’esito dell’incontro di mediazione svoltosi con modalità telematiche, il Mediatore redigerà il verbale, lo invierà ad una delle parti in formato pdf, la quale lo dovrà stampare, apporvi la propria firma, scansionarlo in formato pdf, inviarlo al proprio avvocato che apporrà:
1 la firma digitale in formato PAdES (PDF advanced electronic signature) sotto la firma del proprio assistito “per autentica”
2 la firma digitale in formato PAdES (PDF advanced electronic signature) in corrispondenza del proprio nome e cognome
A questo punto l’avvocato che ha sottoscritto digitalmente per primo, invierà il verbale alla parte avversa , che nuovamente lo stamperà, vi apporrà la propria firma e lo invierà al proprio avvocato che apporrà:
1 la firma digitale in formato PAdES (PDF advanced electronic signature) sotto la firma del proprio assistito “per autentica”
2 la firma digitale in formato PAdES (PDF advanced electronic signature) in corrispondenza del proprio nome e cognome
Quest’ultimo avvocato invierà quindi il verbale con tutte le sottoscrizioni al Mediatore che vi apporrà la firma digitale.
Soltanto, infatti, utilizzando il formato di firma PAdES, che può essere apposta sui soli files in formato pdf , si ha la garanzia che tutte le parti ed i loro avvocati abbiano sottoscritto il medesimo documento, in quanto soltanto tale formato permette di apporre in un punto preciso del documento il formato immagine della firma digitale del titolare.
Soltanto così procedendo si ha un documento univoco, da depositare eventualmente negli atti del giudizio nel caso di esito negativo del procedimento, ovvero per poter agire in via esecutiva nel caso di inadempimento delle obbligazioni in esso contenute.
Visti i numerosi requisiti richiesti dalla normativa, nonchè la complessità del procedimento di sottoscrizione con firma digitale per “autentica” delle sottoscrizioni, consigliamo lo svolgimento con presenza fisica delle parti presso le nostre sedi avendo adottato uno specifico protocollo per prevenire il contagio da covid – 19.